Já se imaginou sem o uso do e-mail?
No cenário atual, muitos processos de trabalho realizados por e-mail migraram para portais, redes sociais e outros sistemas. Algumas previsões apontavam para o fim do e-mail como ferramenta de comunicação com o surgimento destas novas ferramentas, porém não foi o que ocorreu, neste ano o e-mail completa 50 anos.
História do e-mail
E-mail significa electronic mail, ou seja, correio eletrônico. Normalmente os endereços vêm com uma “@” (arroba) logo depois do nome do usuário. Em inglês, essa arroba é lida como “at”, que significa o termo “em”. Isso significa que o usuário está “em” um determinado domínio.
O e-mail foi inventado por Ray Tomlinson, um programador dos Estados Unidos. Em 1971, o programador usou a ARPANET (a rede de computadores que deu origem à Internet como conhecemos hoje) para fazer envio e leitura de mensagens simples. É claro que tiveram protótipos semelhantes à proposta de Ray, mas foi a sua criação que realmente deu origem ao e-mail atual.
No início o e-mail teve a função de trocar mensagens simples entre usuários da ARPANET, conforme o sistema foi evoluindo, a possibilidade de mandar mensagens maiores foi aumentando cada vez mais. Com o tempo o e-mail foi visto também como uma oportunidade comercial. Na verdade, já em 1978, Gary Thuerk enviou para cerca de 600 pessoas da ARPANET uma mensagem tentando vender o Decsystem-20, um computador novíssimo da época. Foi o primeiro SPAM de todos.
Porém, a maior possibilidade que o e-mail trouxe era o fato de poder se comunicar com outra pessoa em qualquer outro lugar do mundo. Esses eram os primeiros propósitos para o sistema que ainda estava se desenvolvendo.
Foi em meados de 1990 que começaram a surgir os primeiros serviços de hospedagem. O primeiro e-mail gratuito foi o Hotmail, feito por um indiano chamado Sabeer Bhatia. A intenção era a de criar um e-mail baseado na Web. Assim, qualquer um poderia acessar o seu correio eletrônico de qualquer computador. Em 1997, Bhatia vendeu o Hotmail para a Microsoft. Há controvérsias de que o primeiro serviço de webmail gratuito foi o RocketMail, desenvolvido pela Four11 Corporation. Tanto o serviço quanto a empresa desenvolvedora foram comprados depois pela Yahoo!
O problema é que, atualmente, o e-mail não serve somente para isso. Dessa forma, invadem as nossas caixas postais centenas de SPAMS e mensagens mal-intencionadas (com vírus e softwares maliciosos). Trataremos mais sobre SPAMS nos próximos conteúdos.
Por que o e-mail continua tão relevante para as empresas mesmo com todas as novas tecnologias?
Os e-mails se tornaram a principal forma de comunicação utilizada no mundo corporativo, todos os dias todas as empresas enviam e recebem milhares de e-mails. E muitas vezes essa é a única forma de contato que se consegue usar para falar com os seus clientes ou fornecedores.
É normal termos a impressão de que o e-mail é um grande inimigo da produtividade. Por outro lado, não conseguimos trabalhar de outra forma que não seja ter fluxos organizados através da ferramenta de e-mail.
É muito comum o uso do e-mail para a formalização de decisões e comunicados. Esta ação comprova a comunicação e os acordos realizados, mesmo após meses ou anos do seu envio. Quanto mais responsabilidades o profissional tem na corporação, mais ele utiliza e-mails e menos utiliza outros sistemas. Quando um sistema como ERP ou WMS fica fora do ar, a maioria dos usuários impactados são os de nível operacional. Por outro lado, uma indisponibilidade de alguns minutos no sistema de e-mail afeta principalmente os gestores e executivos da empresa. Por isso, podemos afirmar que o serviço de e-mail corporativo é uma tecnologia crítica para qualquer empresa.
O que é importante na hora de contratar serviços de e-mail corporativo?
- Entenda a real necessidade e os objetivos da sua empresa;
- Procure referências, estes são os maiores termômetros da qualidade de um prestador de serviço e;
- Defina um orçamento de acordo com a melhoria desejada, nem sempre a solução de menor preço é a mais barata e melhor no custo total.
Quais as características que um e-mail corporativo deve possuir?
- Facilidade de uso;
- Confiabilidade;
- Capacidade adequada de armazenamento em nuvem;
- Redundância de armazenamento e backup nativo;
- Segurança e respeito à privacidade dos dados;
- Painel de controle para acesso às principais configurações;
- Filtro de anti-spam confiável;
- Possibilidade de retenção de dados para maior segurança jurídica;
- Equipe de suporte especializada e de fácil acionamento e;
- Proteções contra acessos não autorizados, como política de senhas avançadas e duplo fator de autenticação.
Quais as vantagens do e-mail corporativo?
- Endereço personalizado;
- Confiança;
- Credibilidade;
- Maior taxa de abertura;
- Foco no trabalho;
- Livre de anúncios e;
- Profissionalismo.
Cuidados com o e-mail corporativo
- Use títulos exatos e precisos;
- Seja objetivo em suas mensagens, deixando assuntos mais complexos e longos para conversas pessoais ou anexe um documento detalhado ao seu e-mail;
- Inicie seu e-mail sempre com uma saudação, seja profissional e use “prezado”, “caro”, “senhor”, “senhora”;
- Termine seus e-mails com uma despedida formal, como “atenciosamente” ou “cordialmente”;
- Releia seu e-mail para verificar se não há erros de ortografia;
- Se estiver ausente, deixe um e-mail automático de resposta, informando quando estará disponível;
- Sempre dê retorno aos seus e-mails e;
- Não trate de assuntos particulares no e-mail corporativo.
Enfim, seja para grandes empresas, pequenos empreendedores, profissionais liberais e autônomos uma conta de e-mail corporativo garante um bom trabalho e auxilia no sucesso do negócio, na medida em que transmite mais confiança à clientes e parceiros. Além disso, gera credibilidade e mostra que a empresa possui um posicionamento de mercado, tem uma marca a zelar e trabalha de maneira profissional.
